Правильно выбирайте компанию по обслуживанию оргтехники

Контракты на обслуживание принтеров становятся все более распространенными не только среди крупных компаний. Вместо того, чтобы пытаться справиться с техническим обслуживанием оргтехники самостоятельно, предприятия передают эти функции компании по обслуживанию оргтехники. Но не надо забывать, что сервисные контракты сильно различаются и могут содержать как плохие, так и хорошие для вас и вашей компании условия.

В обслуживании принтеров по договору есть несомненные привлекательность и удобство. В самом деле - обученному специалисту по обслуживанию принтеров легко справиться с любыми застреваниями бумаги, ошибками и любыми другими распространенными проблемами печати, которые могут неожиданно возникнуть. И конечно компании с разумным руководством всегда рады найти способ сосредоточить свое время и энергию на том, что они делают лучше всего, вместо того, чтобы возиться с принтером, который отказывается печатать. Многие контракты на обслуживание принтеров также могут быть недорогими.

В случае контрактов на обслуживание принтеров плохое обычно скрывается во всех дополнительных расходах и сборах. Часто компании не способны увидеть ловушки контрактов по обслуживанию принтеров, которые заключаются в том, что вы будете платить не только за обычные услуги по ремонту.

Один из способов получения дополнительной прибыли компаниями, занимающимися обслуживанием принтеров, заключается в завышении цен на расходные материалы для принтеров, включая бумагу, чернила и картриджи с тонером. Например, в мелком шрифте многих договоров на обслуживание может быть указано, что все сменные чернила для принтера и картриджи с тонером необходимо приобретать непосредственно в компании по обслуживанию. Таким образом вы не сможете просто купить и заменить чернильный картридж принтера самостоятельно, а техник по обслуживанию может привезти его не сразу, да еще и по цене в два раза дороже магазинной. Или еще хуже того, некоторые компании, занимающимися обслуживанием принтеров, пытаются воспользоваться отсутствием у клиентов знаний в области компьютерной поддержки и заменяют картриджи, когда они пусты лишь наполовину, или заменяют части, которые не сломаны, чтобы выжать из вас побольше денег.

Не читая договор по сервисному обслуживанию оргтехники вы можете нарваться на неприятные, в лучшем случае, мелочи, например:

• Малые предприятия могут не узнать о дорогостоящих деталях и затратах, включенных в мелкий шрифт их контракта на обслуживание принтера, пока не окажутся перед фактом.
• Часто обслуживающие организации сохраняют за собой право заменить старые принтеры на новую модель, даже если старый все еще хорошо работает.
• Также они могут перенаправлять задания на печать на более эффективные принтеры, даже если это менее удобно для ваших сотрудников.
• Если в принтере заканчивается тонер, вашему офису обычно запрещается делать что-либо до прибытия специалиста по техобслуживанию, даже если это стоит вам немало времени и денег.

Если вы чувствуете, что для вашего бизнеса необходим договор на обслуживание, настаивайте на согласования важных для вас требований, например чтобы вы могли самостоятельно покупать расходные материалы. Когда лицо, принимающее решения о ремонте и замене деталей и расходных материалов, также получает прибыль от деталей с высокой наценкой это явный перекос интересов не в вашу пользу. Многие компании, занимающиеся обслуживанием принтеров, потребуют увеличение стоимости контракта, если это требование будет в него включено, но оно приведет к экономии в долгосрочной перспективе.

Обязательно изучите все скрытые расходы. Узнайте, устанавливает ли обслуживающая компания дополнительную наценку на картриджи с тонером. Если это действительно так - настаивайте на справедливой цене и обговорите оптовую скидку.

Перед тем, как заключить контракт на обслуживание оргтехники внимательно и вдумчиво прочитайте условия контракта. Прочитайте весь мелкий шрифт и настаивайте на удобных для Вас правках и условиях перед его подписанием.