Выбор оргтехники в 2020 году - покупка или лизинг

Хотя  в общественном сознании принтеры и копиры относятся к доцифровому прошлому, эти устройства все еще играют важную роль в офисной жизни. В мире бизнеса часто бывает, что цифровые файлы просто не годятся, и многие профессионалы по-прежнему предпочитают бумажные копии своих документов цифровым файлам. А значит наличие надежного и эффективного принтера и копира в офисе для печати высококачественных бумажных документов все еще необходимо.

Современные копировальные устройства из-за наличия расширенных функций часто называют многофункциональными принтерами (MFP) или копировальными устройствами (MFC). Они не только покрывают все потребности в документах - печать, копирование, сканирование и отправку факсов, - но они также имеют модуль Wi-Fi, которое позволяет пользователям печатать цифровые файлы прямо со своих мобильных устройств в широком диапазоне форматов. Индустрия копировальных машин также реагирует на тенденцию к созданию более экологичных бизнес-сред, помогая сократить расход чернил, бумаги и энергии и уведомляя администраторов о чрезмерном использовании техники.

Чего ожидать в 2020 году

Ожидается, что в 2020 году список лидеров рынка - Canon, Kyocera, Toshiba, Xerox, Samsung, Epson, HP, Konica Minolta, Brother, Dell вряд ли сильно изменится. Новые устройства, которые они выпускают, обладают всеми современными функциональными возможностями, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Например, облачные технологии являются основой современного бизнеса. Современные копиры адаптировались к этим изменениям, предлагая подключение к Интернету. Это позволяет пользователям подключаться к МФУ через свои мобильные устройства и печатать или копировать файлы в различных форматах. Эта функция сегодня является обязательной в индустрии копиров и будет оставаться ключевым элементом лучших копировальных аппаратов на рынке.

Многие копировальные устройства также имеют встроенные функции, которые сокращают расходы и увеличивают экологичность предприятий. Все больше производителей копиров будут внедрять инновации, отдавая приоритет энергоэффективности и использованию переработанных материалов, чтобы снизить воздействие их продукции на окружающую среду.

Ценообразование

Цена на современные копировальные аппараты сильно варьируется в зависимости от набора функций и аксессуаров, которые входят в комплект, а также от стоимости расходных материалов, необходимых для их эксплуатации. Кроме того, сервис и гарантийные планы также увеличивают цену использования оргтехники. В зависимости от типа копира, который вам нужен, вам может понадобиться лизинг оргтехники, что приведет к управляемым ежемесячным расходам.

Обычно, наряду с первоначальными затратами, связанными с приобретением копировального аппарата, вы должны установить регулярный бюджет для тонера или чернил для струйной печати.

Как правило, струйные принтеры используют чернильные картриджи CMYK (голубой, пурпурный, желтый, черный), а не цветовую схему RGB (красный, зеленый, синий). Принтеры используют более широкую цветовую палитру, чтобы создавать более точные цвета.

Хотя вы можете найти множество недорогих копировальных аппаратов, помните, что обычно вы получаете то, за что платите. Дешевые чернильные картриджи могут протекать или вызывать другие проблемы, которые замедляют работу и препятствуют повышению производительности предприятия. И хотя более высокая скорость копирования и увеличенный объем памяти увеличивают стоимость копира, они также экономят время и деньги.

Поскольку цены на копировальные аппараты сильно различаются, вам необходимо провести анализ затрат и выгод, чтобы убедиться, какой размер инвестиций подходит именно вашей компании. Изучите спецификации, чтобы найти принтер, который соответствует вашим потребностям. Например, если вы планируете, чтобы все ваши сотрудники использовали копир, выберите копир с сетевыми функциями. Если вам нужно распечатать документы с высокой точностью, сфокусируйтесь на машине, которая специализируется на качестве изображения. Или, например, во время исследования вы можете узнать, что вам нужен широкоформатный принтер. Сформулируйте основные функции, которые будут удовлетворять все ваши потребности и принимайте обдуманное решение на основании этого списка.

Основные функции печатающих устройств

На сегодняшнем рынке существует множество моделей копировальных аппаратов, которые поставляются с различными наборами функций. При выборе следующей копировальной машины для вашего бизнеса важно искать функции, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Эти функции включают в себя:

• Скорость: в предыдущие десятилетия скорость копировального устройства была одной из его самых важных функций, поскольку машины оценивались по количеству напечатанных страниц в минуту. Сегодня наиболее важным аспектом скорости является то, как быстро принтер может перейти из режима ожидания в режим готовности к печати первой страницы. После того, как копир был в спящем или ждущем режиме, печать документа не должна занимать более нескольких секунд.
• Автоматическая двусторонняя печать: автоматическая двусторонняя печать означает, что ваш принтер может печатать на обеих сторонах листа бумаги. Вместо того, чтобы вручную переворачивать страницу для печати, копировальные устройства с этой функцией экономят время и деньги, выполняя эту задачу автоматически.
• Емкость бумаги и производительность: количество бумаги, с которой может работать копир, а также объем страниц, которые он может печатать, в значительной степени зависят от потребностей вашего бизнеса. Если ваша организация регулярно печатает тонну материалов, вам стоит подумать о высокопроизводительном принтере. Копир, который может выдавать менее 25 000 страниц в месяц может подойти для небольшого офиса с четырьмя или пятью сотрудниками, но если вам нужно печатать более 150 000 страниц в месяц, то используя такую модель, вы рискуете повредить устройство.
• Простота использования: избегайте сложной настройки копировальной техники - функциональность Plug and Play является ключевым аспектом выбора. От первоначального обучения и настройки до использования аппарата и заправки бумаги, тонера и чернил - важно, чтобы вы и ваши сотрудники могли легко справиться с аппаратом и устранить хотя бы базовые неполадки.
• Размер и вес: где вы разместите аппарат? Он будет будет в центре офиса? Всем ли легко доступна печать и не будет ли он мешать проходу? Если вы не можете разместить большой и тяжелый принтер, исключите эти модели в самом начале процесса принятия решений.
• Связь: мы живем в цифровом мире. Хотя USB-подключение по-прежнему считается стандартным для принтеров, все более распространенным становится беспроводное подключение. Возможность печати из любого места и с любого устройства - это бесспорно удобная функция.
• Безопасность: безопасная печать имеет решающее значение для таких предприятий, как финансовые организации, юридические и врачебные кабинеты. Если ваша компания обрабатывает личную и/или конфиденциальную информацию, обратите внимание на принтеры, которые предлагают встроенные функции безопасности.